有一则故事，一位时间管理课程的教授，在第一堂课一开始时，拿出一个空罐子，一开始先放了一堆高尔夫球进去，问学生说：“罐子满了吗？”学生说满了。教授就又拿出一些小石子，填满了高尔夫球的空隙，然后又问学生说：“罐子满了吗？”学生说满了。教授接着拿出沙子倒进去隙缝中，然后再问学生说：“罐子满了吗？”学生还是说满了。最后，教授拿出一瓶饮料，把饮料倒进去充满整个罐子。
教授问学生说，想像这瓶罐子就是你的人生，你可以得到什么样的善用时间的启示呢？一个聪明的学生便举手回答：“这表示每个人的人生，其实有许许多多可以利用的零碎时间，一个善用时间的人应该不要浪费每一个琐碎的空闲，要好好利用。”
教授回答：“很不错的想法。不过我今天所要表达的是，那些高尔夫球是你生命中真正重要的事情，像是你的家庭、你的健康、你的热情。而小石头则是生命中次要的事情，沙子则是生活中琐碎的小事情。如果你不在一开始就把高尔夫球放进去，等到罐子充满着小石子或是沙子时，高尔夫球便塞不进去了。人生也是一样的，如果你把精力都花在小事情上面，你将没有时间去在意那些真正重要的事情。”
这故事揭示了一个深刻的道理：所谓的善用时间，真正的意义是优先把真正重要的事放进人生中。
有效的时间管理
如果用“重要”跟“紧急”这2个面向来区分我们每天从事的活动，约略分成以下4种：
重要且紧急的事：很重要而又有时间限制的事情，像是明天就要交的论文、准备下个星期的期末考试等等。
紧急但不重要的事：有明确时间限制的其他事情，譬如周年庆限时折购、朋友的限时动态或讯息、正在追的电视剧等等。
重要但不紧急的事：重要但却没有明确时间限制的事情，像是例行去健身房运动、网络上有兴趣的课程学习等等。
不重要又不紧急的事：以上3类以外的事情。
真正有效的时间管理，就是专注于那些“重要但不紧急的事”。这是为什么呢？
这是因为那些“重要而紧急的事”，基本上不用提醒，大部分人都会努力去完成，毕竟这些事情重要又紧急，但是类事情不可能占据我们大部分的时间（如果你觉得大部分时间都被重要而紧急的事情占满，那表示你分不出事情的“重要性”）。
心理学大量的研究都发现，在“时间匮乏”的情况之下，我们会把目光集中在那些“紧急而不重要的事”，而忽略了许多其他的事情。但是其实“重要而不紧急的事”，才是我们真正应该放心力的地方，那些“紧急而不重要的事”，本来就不应该去做。
所以真正的善用时间，并不是用“加法”，让自己看起来短时间完成了许许多多的事，而是善于用“减法”减去那些其实不需要去做的事。
目标导向的生活
那我们怎么分辨什么是“真正重要的事”呢？
要真正的时间管理，首先要学习过一个“目标导向”的生活──为自己人生的每一个阶段，订定几个具体的、你真正想追求的目标。而在实际生活中，凡是你努力的每件事情，跟这个目标直接相关，能够帮助实现这个目标的事情，那就是重要的事，反之则不重要。
目标导向的生活，听起来简单，但实际上如果你仔细观察的话，大部分的人做事常常都是没有任何具体目的的。不是单纯地对外界刺激或诱惑做出相对应的反应，就是迷失在日常生活的柴米油盐之中日复一日。而少数愿意花力气去努力的人，如果没有明确的目标，也常常是自己感动自己而已，对人生其实没有任何的帮助。只有定下具体的目标，我们才能分辨哪些事情对我们是重要的，也才能真正的善用时间。
例如把“健康的生活”当成是一个目标的话，那去健身房运动就是一个重要的事。当生活忙碌起来时，我们很可能会为了明天要交的报告，想说不去个一两次也无所谓，但拥有健康的生活既然是我们的一个目标，这时候反而坚持去健身房才是真正的善用时间──因为它帮助你达成真正想要的目标。
又例如目标是“说话能够辩才无碍，富有逻辑性”的话，广泛而大量的阅读与深入的思考都是与目标相关的重要事情。在充满着柴米油盐的生活中，这些活动几乎没有任何急迫性，就更容易被搁置──但专注在这些事上，才能离真正的目标越来越近。
所以，善用时间的诀窍，就是专注于那些重要但是不紧急的事。
