知识的欠缺。高校是一个知识能力和各方面素质水平都很高的组织机构，因而处于领导身边的办公室主任的工作能力和心理素质也就面临着比其他行业更高的要求。高校办公室主任并不是全才，在很多工作上他们会因为欠缺某方面的知识，而导致工作出现失误，损害到组织的形象。
比如外语、各国礼仪文化知识的缺乏等都会影响到工作。面对由于自身主观原因造成的工作受阻，高校办公室主任只能深深地感到自责和愧疚，甚至会产生恐惧、自卑心理，对自己缺乏信心，在工作上留下阴影。心理素质好的办公室主任则会主动吸取经验教训，不断学习提升自我。但是紧张和繁重的工作却又使他们很少有时间顾及自己的专业，更别说进修学习，内心对知识的渴望与工作的束缚相矛盾，使他们产生压抑、焦虑等心理问题，既阻碍了工作质量的提高，也挫伤了高校办公室主任的事业心和上进心。
能力的局限。能力直接影响工作的效率，是使工作、活动顺利完成的个性心理特征。
人们从事任何一项重要的活动，完成一件有意义的工作，都必须依靠一定的能力。高校办公室主任因其位置的特殊性，面对各种各样的工作，必须具备一定的表达能力、信息处理能力、活动能力、应用能力和创新能力等。
但并不是所有的办公室主任都具有全面的工作能力，他们在工作中会因缺乏某种能力给工作的顺利完成带来障碍，比如缺乏娴熟的人际交往能力、协调能力和处理突发事件的能力等。能力的局限性容易让高校办公室主任在繁忙的工作中自乱阵脚；严重的更会因为工作能力的不足而导致工作出现失误，损害组织的利益。
因能力的局限性带来的工作失误与知识的欠缺一样都是因为个人原因而造成的，易造成高校办公室主任出现厌倦、自卑和消极被动的心理，打击他们的工作热情，影响到工作的质量，同时也不利于自我成长。
