待办（事项）清单是非常简单且有效的任务管理系统之一，它可以帮我们：①有效掌控与管理自己的时间与注意力，知道该做什么；②大幅减轻压力，消除因为进度落后产生的沮丧感与内疚感；③在更短的时间内，完成更多有价值的任务。
但现实中很多人却用错了这个方法，无法完成待办清单上的工作，不仅没有帮助自己提升完成任务的效率，甚至是瞎忙一场，破坏了你完成任务的能力。
一、无法完成待办清单的8个常见原因
1、你误解了待办清单的目标。待办清单的目标应该是让你专注在完成“更重要”的事情上，而非完成“所有”的事情。
2、你忽略了截止日期。没有期限的清单，就只是许愿池。帕金森定律告诉我们：你有多少时间可以完成工作，你就会延展你的工作来填满可用的时间。如果你不设定截止日期，这些任务事项肯定会一直存在于你的待办清单中，直到它失去了执行的意义。有了期限做为基准，这些任务才得以被完成与管理，因为你会有动机完成它。
3、你的清单太长了。过多的任务会分散注意力，超出你的时间所能完成的比例，只会令人沮丧，因为有些任务注定没有时间去完成。待办清单不是为了在有限时间内做更多的事，而是将有限时间做最好的运用，做有价值的事情。
4、你的清单存在太多变异性。清单上的各项任务之间缺乏关联性，会导致任务切换时的注意力耗损过大、需要花更长的时间来完成任务，也会增加压力、更容易分心，使得工作效率会更低。
5、你给自己太多选择了。过多的选项会导致决策疲劳而陷入决策趋避的困境，因为做出理性决定的能力被削弱了，人会更倾向于选择能立刻获得满足感的任务，或是逃避去做选择，把时间拿去去滑手机、看视频和玩游戏，结果就是什么任务也没做。
6、你没有为每项任务加上情境。为何做？如何做？都比做什么来得重要；如果缺少了任务的情境，我们很难判断哪些任务是重要的、值得关注的？甚至不知道完成任务的必要条件。
7、你对任务的定义过于广泛。缺乏明确的起点与终点，会使得任务的范围太过分散，不利于任务被完成，也难以衡量成效。
8、你的任务没有与特定目标连结。你所做的每件事都有目的，没有厘清目的与目标，你就会缺乏动机去做，也就是不知为何而战？如果你能够预期完成一项具体任务带来的正面结果时，就比较不会去拖延；当你将待办清单中的每项任务，跟特定目标连结起来时，你会清楚每个任务必须完成的原因，也就更有动力去完成。
二、如何打造适合自己的完美待办清单？
知道了影响待办清单成效的主要原因，那么在设计属于你的待办清单系统时，就应该把这些因素纳入考虑。
1、打造完美清单的基本步骤
首先，区分当前任务与未来任务；
然后，把任务化整为零，把项目拆解为多个独立的较小、容易做到的任务；
其三，估计完成每项任务所需的时间，为每项任务设定可实现的截止日期；
其四，删去清单上不必要的任务，把当前任务的数量限制在7项内（不包含微型任务）；
其五，依据项目、类型与地点来管理任务，可以以不同清单或颜色来区分。
2、让待办清单有效运作的几个小诀窍
把那些只需要花费几分钟就可以完成的微型任务放在批次处理清单；
注意与管理倦怠感，安排休息时间；
进行每周回顾，评估各种目标的实现进度、重新排列任务优先级的必要性；
避免陷入方法论的困境中，待办清单是手段，目的是完成重要的事，让生活更美好，而不是建立完美的清单；
接受不完美，跌倒没关系，站起来继续走就好。
小结：待办清单的目标是确保你把有限的时间与注意力，集中在最重要的工作上，而不是完成所有工作。有效率不等于让自己保持忙碌，而是根据你的短期与长期目标，去完成对的事情。
